نرم افزار حضور و غیاب ابری، در واقع یک سامانه مدیریت حضور و غیاب در بستر کلود است. در این سیستم امکان ثبت و نظارت آنلاین بر روی اطلاعاتی همچون ورود و خروج پرسنل، تاخیر، تعجیل، ساعت کاری، مرخصی و ماموریت در نظر گرفته شده است. قابلیت ابری این نرم افزار امکان دسترسی بدون محدودیت زمان و مکان از طریق اینترنت را برای شما فراهم می‌کند.
به گزارش زیرنویس، یکی از مهمترین قابلیت‌های نرم افزار حضور و غیاب کلود، امکان ثبت تردد با دستگاه و بدون دستگاه است. این نرم‌افزارها قابلیت اتصال به انواع دستگاه حضور غیاب بیومتریک (اثر انگشت، تشخیص چهره، کف دست و تشخیص عنبیه) و کارتی RFID) مغناطیسی) را دارد.
مهمترین قابلیت‌های نرم افزار حضور و غیاب کلود چیست؟
نرم افزارهای کنترل تردد کلود دارای قابلیت‌های متنوعی با قابلیت امکان سفارشی سازی بر اساس نیازهای سازمان‌ها است. در ادامه به برخی از مهمترین قابلیت‌های نرم افزار حضور غیاب کلود نانوتایم ۳۶۰ می‌پردازیم.
ثبت ورود و خروج پرسنل:
ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارمندان به صورت آنلاین با قابلیت ثبت تردد فراموش شده اولین قابلیت این نرم افزار به شمار می‌رود. ثبت تردد می‌توان از طریق دستگاه مرتبط با نرم افزار یا محیط برنامه یا اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین انجام شود.
تعریف انواع شیفت و گروه کاری:
قابلیت تعریف انواع شیفت(گردشی، بدون مرز …)، انواع گروه کاری، تعیین روزهای موظفی هر گروه کاری و تعریف ساختار زمان کاری ۱۲ و ۲۴ ساعته با امکان سفارشی سازی بر اساس نیاز سازمان‌ها است.
مانیتورینگ تردد پرسنل
مانیتورینگ و مدیریت تردد در لحظه تردد و به تفکیک دستگاه حضور و غیاب از دیگر قابلیت‌های نرم افزار حضور غیاب ابری نانوتایم ۳۶۰ درجه است. به این منظور امکان تعیین سطح دسترسی در دو سطح مدیر و پرنسل در نظر گرفته شده است. لازم به ذکر است امکان تعیین محدودیت دسترسی بر اساس تاریخ و زمان در این نرم افزار در نظر گرفته شده است.
مدیریت مرخصی و ماموریت‌ها:
امکان درخواست و مدیریت مرخصی و ماموریت‌های و تعیین فاصله زمانی مشخص برای ثبت درخواست. همچنین امکان تعریف انواع مرخصی ( اجباری، استعلاجی، تشویقی و…) و گزارشگیری از مانده مرخصی در این نرم افزار در نظر گرفته شده است.
گزارشگیری:
از دیگر قابلیت‌های نرم افزار حضور غیاب آنلاین نانوتایم ۳۶۰، امکان تهیه گزارش‌های جامع و مصور بر اساس نیاز و در بازه‌های زمانی مورد نظر است. این گزارشگیری در سطوح مختلف پرسنل و مدیریت کاملا متفاوت است. همچنین در نانوتایم ۳۶۰ درجه امکان داشبورد پویا با امکان دسترسی به خلاصه گزارش‌ها به صورت یکجا در نظر گرفته شده است.
تهیه گزارش‌های دقیق و مصور از تردد، تاخیرها، تعجیل، مرخصی و مانده مرخصی و ساعات کاری به منظور اتخاذ تصمیمات مدیریتی برای افزایش بهروری سازمانی.
امکانات امنیتی:
با توجه به امکان ثبت تردد به صورت آنلاین و با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی، تمهیدات امنیتی به منظور جلوگیری از تقلب و ثبت تردد بی اساس در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال ثبت تردد در لوکیشن خاص بر اساس اتصال به یک دستگاه validator مانند مودم که صحت حضور را تعیین کند. سیستم‌های ابری اغلب از استانداردها و پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برخوردارند که اطلاعات حساس را محافظت می‌کنند.
پشتیبانی از چندین دستگاه:
در نرم افزار نانوتایم ۳۶۰ امکان اتصال چندین دستگاه به طور همزمان به نرم افزار در نظر گرفته شده است. همانطور که اشاره شد امکان مانیتورینگ ترددها به تفکیک دستگاه در این نرم افزار فراهم شده است.
مدیریت اطلاعات پرسنل:
در نرم افزار نانوتایم ۳۶۰ و سایر نرم افزارهای کنترل تردد کلود، امکان ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی، سوابق کاری و قرارداد کاری پرسنل در نظر گرفته شده است.
سازگاری با سایر نرم افزارهای مدیریتی:
از دیگر مزایای نرم افزار کنترل تردد ابری، سازگاری و امکان اتصال به سایر نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است. نرم افزار نانوتایم ۳۶۰ قابلیت اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد به منظور محاسبه بدون دردسر حقوق و مزایای پرسنل را دارد.
امکان اتصال به سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط مانند سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM).
پنل پیامکی اطلاع‌رسانی:
در نرم افزارهای حضور غیاب آنلاین امکان ارسال هشدارها و اعلان‌های مربوط به حضور و غیاب و مناسبت‌های مختلف به کارمندان و مدیران در نظر گرفته شده است.
سطوح مختلف دسترسی:
تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کارمندان و مدیران در راستای حفظ و امنیت اطلاعات ثبت شده در سیستم از دیگر قابلیت‌های این نرم افزار است. به این صورت که شما امکان تعیین سطح دسترسی برای تعداد روز مشخص و از تاریخ مشخص دارید. این قابلیت‌ها باعث بهبود مدیریت منابع انسانی و بهره‌وری سازمان می‌شوند.
مزایای استفاده از نرم افزار حضور غیاب آنلاین چیست؟
دسترسی آسان از بدون محدودیت زمان و مکان:
با توجه به ذخیره سازی اطلاعات در بستر ابری، امکان دسترسی به اطلاعات سیستم در هر زمان و مکان در صورت دسترسی به اینترنت فراهم است. بنابراین مدیران حتی در صورت عدم حضور در محل سازمان امکان رصد کردن داده‌ها و گزارشگیری برای سنجش میزان بهروری سازمان را دارند.
کاهش خطاها و تقلب:
با توجه به ثبت و مدیریت داده‌های تردد با اعتبارسنجی و درخواست‌های مرخصی و ماموریت و تعیین سلسه مراتب تاثید و عدم تائید، ریسک خطای انسانی و تقلب در سیستم نزدیک به صفر است.
افزایش دقت در ثبت زمان:
با توجه به اتصال سامانه کنترل تردد کلود به اینترنت، بنابراین زمان و تاریخ سیستم‌ها کاملا به روز و آپدیت است و امکان ثبت درخواست یا تردد اشتباه وجود ندارد.
توسعه عملکرد مدیریتی:
با توجه به دسترسی آنی مدیران به اطلاعات و گزارش‌گیری‌های جامع و مصور، امکان شناخت چالش‌ها و اتخاذ تصمیمات مدیریتی برای افزایش بهروری سازمان نقش اساسی در توسعه عملکرد مدیریتی دارد.
کاهش هزینه‌ها:
قابلیت ثبت تردد آنلاین و با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی و عدم نیاز به خرید دستگاه حضور غیاب، به طور چشمگیری در کاهش هزینه‌ها صرفه جویی می‌شود. همچنین با توجه به پیاده سازی در بستر کلود و عدم نیاز به استفاده از سخت‌افزارهای پیچیده و هزینه‌های نگهداری هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهد.
افزایش اعتمادسازی:
در نظر گرفتن داشبورد پرسنلی با امکان مشاهده اطلاعات و داده‌های تردد و گزارشگیری، منجر به افزایش اعتمادسازی در سازمان و فرهنگ سازمانی می‌شود.
مراحل راه اندازی نرم افزار حضور غیاب کلود
برای راه اندازی نرم افزار حضور و غیاب کلود در راستای مدیریت منابع انسانی مراحل زیر را دنبال کنید:
انتخاب نرم‌افزار:
انتخاب نرم‌افزار حضور و غیاب کلود که با نیازهای سازمان شما سازگار و هماهنگ باشد. به جرات می‌توان گفت نرم افزار نانوتایم ۳۶۰ درجه، یکی از کامل‌ترین نرم افزارهای موجود است که متناسب با فرهنگ کسب و کار ایرانی پیکربندی شده است.
پیکربندی و نصب:
اقدام به نصب و پیکربندی نرم‌افزار بر روی سرورها یا خدمات ابری کلود (Cloud) کنید. که این قسمت معمولا توسط کارشناسان شرکت ارائه دهنده نرم افزار انجام می‌دهند.
تعریف کاربران:
ثبت و تعریف اطلاعات پرسنلی کارمندان در سیستم، از جمله اطلاعات شخصی، تماس، سوابق کاری و ….
تعیین سطوح دسترسی:
تعیین و مدیریت سطوح دسترسی مختلف برای کارمندان و مدیران به منظور حفظ امنیت و حریم خصوصی. در نرم افزار نانوتایم ۳۶۰ درجه امکان تعریف چندین سطح مدیریت در نظر گرفته شده است. همچنین پرسنل در پایین ترین سطح تنها امکان مشاهده اطلاعات خود را دارند.
آموزش کارمندان:
آموزش کارمندان در مورد نحوه استفاده از سیستم حضور و غیاب کلود و اجرای عملیات مختلف مانند ثبت حضور و غیاب، درخواست مرخصی و ماموریت و…
